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Inventaires

En fin d’exercice chaque entreprise est tenue de réaliser un inventaire. Obligatoire d’un point de vue fiscal, ce contrôle peut s’avérer très utile. Il permet de comparer les stocks réels (comptabilisés physiquement) et les données théoriques (informatiques). Les inventaires peuvent concerner la totalité du stock ou, s’ils sont intermédiaires, ne concerner qu’une partie. Si le stock est découpé en dépôts (espaces délimités d’entreposages), il est possible, par exemple de contrôler un dépôt une semaine, un autre la semaine qui suit, un autre la semaine suivante, et ceci jusqu’à ce que l’ensemble soit comptabilisé. C’est ce que l’on appelle un inventaire tournant.

C’est un domaine où l’informatique peut faire gagner beaucoup de temps. Les prix unitaires correspondent au prix de revient. Deux méthodes fiscales sont possibles mais inchangeables d’une année à l’autre :

• Les prix sont valorisés en fonction du dernier prix d’achat
• Les prix sont valorisés en fonction du prix moyen pondéré d’achat

Il y a plusieurs solutions pour effectuer la saisie informatique:

1/ effectuer un inventaire " à la main "

Pour cela, les produits sont d’abord comptabilisés sur une simple feuille, puis saisis sur un système informatique. C’est solution est la plus longue, et l’informatique n’est utile qu’au calcul. De plus, il faut rechercher le prix unitaire par produit.

2/ effectuer un inventaire sur support informatique

En utilisant MaGestion Pro ou MaRecette Pro :

1. vous créez un inventaire par dépôt
2. vous préparez une liste vierge de quantité soit :
   1. en fonction du dernier inventaire
   2. en fonction du dépôt par défaut d’un produit
   3. en fonction de la famille du produit
   4. en fonction du fournisseur par défaut du produit
3. vous comptabilisez et écrivez les quantités directement sur la liste
4. vous saisissez votre inventaire

Cette solution est la plus classique et son efficacité dépend du nombre de produit et du rangement des produits. En effet, il faut qu’il soit aisé de retrouver un produit sur la liste. La saisie, elle, est rapide car les listes à l’écran sont les mêmes que sur papier.

3/ effectuer un inventaire avec un terminal de saisie

Le préalable est que chaque produit doit être étiqueté avec un code barre ; soit directement par le fournisseur, soit par l’entreprise avec attribution d’un code barre interne pour les produits sans code barre. En utilisant MaGestion Pro ou MaRecette Pro :

1. vous mettez à jour votre terminal de saisie de type SYMBOL MC1000 prévu pour travailler en milieu industriel avec des fortes variations de températures et d’humidité.
2. avec le terminal de saisie vous flashez chaque produit et saisissez directement la quantité
3. vous « synchronisez » le terminal en l’enfichant dans son socle

Cette solution est la rapide. Elle nécessite un travail préparatoire d’étiquetage mais elle permet par son efficacité de multiplier les contrôles.

4/ effectuer un inventaire avec une balance

En utilisant MaGestion Pro ou MaRecette Pro :

1. vous mettez à jour votre balance de type EXA X3000
2. avec la balance vous pesez chaque produit et vous validez
3. vous « synchronisez » la balance avec la base centrale

Cette solution est la plus rapide mais ne concerne que les produits aux poids. Elle suppose par ailleurs de faire déplacer les produits vers la balance.

Lorsque la saisie est terminée selon l’une où l’autre des méthodes vous pouvez :

• Contrôler la saisie avec les quantités théoriques afin d’être alerté sur les gros écarts
• Trier par quantité, par prix unitaire, ou par total ligne afin de contrôler les aberrations de saisies.
• Attribuer des quantités théoriques sur les produits non comptabilisés car l’inventaire du dépôt était partiel
• Valider votre inventaire, il ne sera plus modifiable et les prochains stocks théoriques du dépôt seront calculés à partir de la date de dernier inventaire de ce dépôt
• Imprimer pour la comptabilité et les archives